Wyjazdy (krajowe i zagraniczne), opłaty konferencyjne, przyjazdy gości

Uwaga: Wyjazdy służbowe powinny być planowane tak, aby czas delegacji odpowiadał rzeczywistym potrzebom związanym z wykonaniem powierzonych zadań.

Docelowo podróż można planować na dzień przed rozpoczęciem wydarzenia (dla podróży krajowych oraz europejskich) lub na dwa dni, jeśli wydarzenie odbywa się na innym kontynencie, np. w Azji czy Ameryce.

Wyjeżdżający, najpóźniej na 7 dni roboczych (albo 14 dni roboczych, w przypadku wnioskowania o zaliczkę) przed terminem wyjazdu lub terminem wniesienia opłaty konferencyjnej, składa u swojego opiekuna projektu w SOB. Wytyczne regulujące wyjazdy zagraniczne zawarte są w Zarządzeniu nr 28 Rektora Uniwersytetu Warszawskiego

1. w przypadku pracownika Wydziału:

   Zaliczka na poczet wyjazdów zagranicznych przekazywana jest przelewem nie wcześniej niż 7 dni przed terminem wyjazdu.

   • • wypełniony KWESTIONARIUSZ WYJAZDOWY (odpowiedni dla wyjazdów krajowych i zagranicznych ) podpisany przez dysponenta środków,
     • w przypadku wyjazdu zagranicznego uniwersytecki wniosek wyjazdowy oraz
     • zlecenie wykupu biletu lotniczego lub kolejowego (bądź tanimi liniami; oba dostępne na stronie Formularze, dokumenty, informacje praktyczne ) wypełnione bez numeru rezerwacji i ostatecznej ceny,
     • zaproszenie (w przypadku wyjazdu w ramach współpracy naukowej), wydruki ze strony konferencji, warsztatów itp.,
     • rezerwację hotelu najlepiej z widniejącą ceną za usługę hotelową (w przypadku korzystania z Airbnb zwracane będą tylko koszty noclegu bez opłaty serwisowej, o ile będą udokumentowane fakturą). Jeśli pobierany jest ryczałt bądź limit przewidziany dla danego kraju, rezerwacja nie jest wymagana. 

   • w przypadku studenta Wydziału:

     • wypełniony studencki KWESTIONARIUSZ WYJAZDOWY odpowiedni dla wyjazdów krajowych lub zagranicznych podpisany przez dysponenta środków,
     • w przypadku wyjazdu zagranicznego: uniwersytecki wniosek wyjazdowy ,
     • wszystkie pozostałe dokumenty z punktu 1.A.

   • w przypadku osoby niebędącej pracownikiem UW:

     • należy zawrzeć z zainteresowanym umowę cywilo-prawną finansowania wyjazdów krajowych/zagranicznych (stronami umowy są wyjeżdżający i UW). Zalecane jest aby wyjeżdżający rozliczył wyjazd w swojej jednostce macierzystej, a WMIM następnie refundował jednostce poniesione koszty na podstawie noty obciążeniowej popartej odpowiednią dokumentacją, zgodnie z umową,
     • należy wypełnić zgłoszenie pobytu gościa UW ,
     • dysponent środków składa w SOB zgłoszenie pobytu gościa podając: imię i nazwisko, kraj,  stopień naukowy, nr i rodzaj dokumentu (paszport, dowód), czas pobytu, miejsce zakwaterowania i wysokość diety pobytowej,
     • goście są kwaterowani w hotelach UW: Hera , Sokrates , Cyklotron , w pokojach gościnnych PAN (IPPT , IBiB , IBB , IM ) lub w uzasadnionych przypadkach w hotelach, z którymi UW ma podpisaną umowę . W innym przypadku zapraszający składa w SOB stosowne podanie do dziekana ds. finansowych.

• REZERWACJA I ZAKUP BILETÓW mogą być dokonywane wyłącznie w biurze obsługującym UW wyłonionym w drodze przetargu.
  Od 2 kwietnia 2017 do 2 kwietnia 2020 jest to WhyNotTravel Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością Spółka komandytowa (ul. Kielnarowa 108 A, 36-020 Tyczyn), uw@whynottravel.pl ; llista kontaktowa .

  Umowa z WhyNot Travel (§ 6 p. 3) stanowi, między innymi:

  • Kupującemu przysługuje prawo porównywania cen biletów lotniczych oferowanych przez WhyNot Travel z cenami biletów lotniczych oferowanych przez inne biura lub przez przewoźników w sprzedaży bezpośredniej, w tym przez Internet.
  • W przypadku stwierdzenia większej niż 3% różnicy w cenie biletu lotniczego oferowanego przez Sprzedawcę w stosunku do ceny biletu oferowanej przez inne biuro lub przez przewoźnika, Kupujący ma prawo kupić bilet w innym biurze lub u przewoźnika. Kupujący ma prawo do zmiany standardu usług przy wyborze połączenia lotniczego oraz do rezygnacji z usługi dostarczenia biletu i/lub wizy.
  • Zgodnie z umową, WhyNot Travel zobowiązuje się oferować bilety lotnicze przewoźników niskokosztowych bez pobierania od Zamawiającego dodatkowej opłaty za pośrednictwo w ich zakupie i wystawieniu.

  (Należy porównywać ceny tego samego lotu w wybranym biurze i w WhyNot Travel albo upewnić się, że WhyNot Travel nie ma go w swojej ofercie oraz uzyskać pisemną zgodę kierownika BWZ UW; kontakt do BWZ: sylwia.salamon@adm.uw.edu.pl , tel. 22 55 24 009).

• SOB na podstawie dokonanej przez wyjeżdżającego i przesłanej e-mailem rezerwacji wykupuje bilet wysyłając  e-mailem skan podpisanego oryginału zlecenia zakupu biletu do biura obsługującego UW.
• ZALICZKA NA POCZET WYJAZDU ZAGRANICZNEGO jest przekazywana przelewem bądź jest do odbioru w kasie głównej UW (ul. Karowa 20) nie wcześniej niż 7 dni przed terminem wyjazdu.
• Jeśli konieczne jest bardzo wczesne dokonanie opłaty konferencyjnej, albo wykupienie biletu (np. ze względów ekonomicznych), gdy jednocześnie nie wszystkie parametry wyjazdu są znane, możliwe jest składanie dokumentów wyjazdowych w dwóch etapach: najpierw kwestionariusza wstępnego, popartego odpowiednimi informacjami nt. konferencji, a następnie, w odpowiednim czasie, kwestionariusza właściwego i (uniwersyteckiego) wniosku wyjazdowego.
• Przedpłaty przelewem lub opłaty dokonywane wydziałową kartą kredytową należy rozliczać w SOB na podstawie faktury, niezwłocznie po powrocie.
• WYKORZYSTANIE SAMOCHODU PRYWATNEGO jako środka lokomocji możliwe jest jedynie za pisemną zgodą dziekana ds. finansowych. Odpowiednia prośba z uzasadnieniem i umowa (dotycząca użycia pojazdu w podróży służbowej) dołączane są do dokumentacji wyjazdu składanej w SOB. Niezbędne są także badania lekarskie (ws. badań należy kierować się do Dziekanatu d/s pracowniczych).
• PRZELEW DEWIZOWY. W przypadku konieczności przelewu dewizowego (np. opłaty konferencyjnej), SOB przygotowuje dla kwestury UW pismo zlecające wykonanie przelewu dołączając dostarczony przez wyjeżdżającego opisany formularz rejestracyjny podpisany przez dysponenta środków i/lub inne stosowne dokumenty pozwalające uzasadnić termin i kwotę przelewu.
• PŁATNOŚĆ KARTĄ. Gdy nie ma możliwości wniesienia opłaty przelewem, albo rejestracja związana jest z jednoczesnym opłaceniem udziału w konferencji za pomocą karty kredytowej, informację o tym wyjeżdżający umieszcza w kwestionariuszu wyjazdowym, a po złożeniu kompletu dokumentów w SOB przygotowuje pismo do Kwestury z prośbą o dokonanie płatności. Kwestura UW dokonuje w ten sposób tylko "tradycyjnych" płatności. Płatność on-line w uzasadnionych przypadkach może być wykonana przy użyciu karty płatniczej dziekana MIM. Za zgodą dziekana ds. finansowych płatność może być wykonana własną kartą płatniczą.