Procedury obiegu dokumentów

Dotyczy obsługi grantów badawczych NCN, projektów NCBiR oraz FNP oraz projektów międzynarodowych w ramach Horyzont 2020. W poniższych opisach stosowane są następujące skróty: BIB = Biblioteka, LK = Laboratorium Komputerowe, SF = Sekcja Finansowa, SG = Sekcja Gospodarcza, SOB = Sekcja Obsługi Badań.

I. ZAKUPY SPRZĘTU, OPROGRAMOWANIA I ŚRODKÓW NIETRWAŁYCH

Uwaga: warunkiem koniecznym wszelkich zakupów oraz wypłat jest ich zgodność z planem finansowym projektu.

Wszelkie faktury powinny być wystawione na Uniwersytet Warszawski, ul. Krakowskie Przedmieście 26/28, 00-927 Warszawa, NIP 525-001-12-66.

II. WYJAZDY (krajowe i zagraniczne), OPŁATY KONFERENCYJNE, PRZYJAZDY GOŚCI

Uwaga: Wyjazdy służbowe powinny być planowane tak, aby czas pobytu w delegacji ograniczał się do niezbędnego minimum wystarczającego do właściwego wykonania powierzonych zadań. Pobyt dłuższy niż niezbędny wymaga zgody dziekana i wzięcia urlopu.

1. Wyjeżdżający, najpóźniej na 5 dni roboczych (albo 14 dni jeżeli wnioskuje o zaliczkę w kasie UW) przed terminem wyjazdu lub terminem wniesienia opłaty konferencyjnej (w zależności od tego co wcześniej), składa w SOB

   1. w przypadku pracownika Wydziału:

      • wypełniony KWESTIONARIUSZ WYJAZDOWY (odpowiedni dla wyjazdów krajowych i zagranicznych ) podpisany przez dysponenta środków,
      • w przypadku wyjazdu zagranicznego uniwersytecki wniosek wyjazdowy oraz
      • zlecenie wykupu biletu lotniczego lub kolejowego (bądź tanimi liniami; oba dostępne na stronie Formularze, dokumenty, informacje praktyczne ) wypełnione bez numeru rezerwacji i ostatecznej ceny,
      • zaproszenie (w przypadku wyjazdu w ramach współpracy naukowej),
      • wydruki ze strony konferencji, warsztatów itp.,
      • formularz rejestracyjny (wystawiony na Uniwersytet Warszawski, ul. Krakowskie Przedmieście 26/28, 00-927 Warszawa), gdy rejestracja nie jest związana bezpośrednio z opłatą, oraz ewentualnie,
      • rezerwację hotelu (w przypadku korzystania z Airbnb zwracane będą tylko koszty noclegu bez opłaty serwisowej, o ile będą udokumentowane fakturą).

   2. w przypadku studenta Wydziału:

      • wypełniony studencki kwestionariusz wyjazdowy odpowiedni dla wyjazdów krajowych lub zagranicznych podpisany przez dysponenta środków,
      • w przypadku wyjazdu zagranicznego: uniwersytecki wniosek wyjazdowy ,
      • wszystkie pozostałe dokumenty z punktu 1.A.

   3. w przypadku osoby niebędącej pracownikiem UW:

      • należy zawrzeć z zainteresowanym umowę cywilo-prawną finansowania wyjazdów krajowych/zagranicznych (stronami umowy są wyjeżdżający i UW). Zalecane jest aby wyjeżdżający rozliczył wyjazd w swojej jednostce macierzystej, a WMIM następnie refundował jednostce poniesione koszty na podstawie noty obciążeniowej popartej odpowiednią dokumentacją, zgodnie z umową,
      • należy wypełnić zgłoszenie pobytu gościa UW ,
      • dysponent środków składa w SOB zgłoszenie pobytu gościa podając: imię i nazwisko, kraj,  stopień naukowy, nr i rodzaj dokumentu (paszport, dowód), czas pobytu, miejsce zakwaterowania i wysokość diety pobytowej,
      • goście są kwaterowani w hotelach UW: Hera , Sokrates , Cyklotron , w pokojach gościnnych PAN (IPPT , IBiB , IBB , IM ) lub w uzasadnionych przypadkach w hotelach, z którymi UW ma podpisaną umowę . W innym przypadku zapraszający składa w SOB stosowne podanie do dziekana ds. finansowych.
2. REZERWACJA I ZAKUP BILETÓW mogą być dokonywane wyłącznie w biurze obsługującym UW wyłonionym w drodze przetargu.
   Od 2 kwietnia 2017 do 2 kwietnia 2020 jest to WhyNotTravel Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością Spółka komandytowa (ul. Kielnarowa 108 A, 36-020 Tyczyn), uw@whynottravel.pl ; llista kontaktowa .

   Umowa z WhyNot Travel (§ 6 p. 3) stanowi, między innymi:

   • Kupującemu przysługuje prawo porównywania cen biletów lotniczych oferowanych przez WhyNot Travel z cenami biletów lotniczych oferowanych przez inne biura lub przez przewoźników w sprzedaży bezpośredniej, w tym przez Internet.
   • W przypadku stwierdzenia większej niż 3% różnicy w cenie biletu lotniczego oferowanego przez Sprzedawcę w stosunku do ceny biletu oferowanej przez inne biuro lub przez przewoźnika, Kupujący ma prawo kupić bilet w innym biurze lub u przewoźnika. Kupujący ma prawo do zmiany standardu usług przy wyborze połączenia lotniczego oraz do rezygnacji z usługi dostarczenia biletu i/lub wizy.
   • Zgodnie z umową, WhyNot Travel zobowiązuje się oferować bilety lotnicze przewoźników niskokosztowych bez pobierania od Zamawiającego dodatkowej opłaty za pośrednictwo w ich zakupie i wystawieniu.

   (Należy porównywać ceny tego samego lotu w wybranym biurze i w WhyNot Travel albo upewnić się, że WhyNot Travel nie ma go w swojej ofercie oraz uzyskać pisemną zgodę kierownika BWZ UW; kontakt do BWZ: sylwia.salamon@adm.uw.edu.pl , tel. 22 55 24 009).

3. SOB na podstawie dokonanej przez wyjeżdżającego i przesłanej e-mailem rezerwacji wykupuje bilet wysyłając  e-mailem skan podpisanego oryginału zlecenia zakupu biletu do biura obsługującego UW.
4. ZALICZKA NA POCZET WYJAZDU ZAGRANICZNEGO jest przekazywana przelewem bądź jest do odbioru w kasie głównej UW (ul. Karowa 20) nie wcześniej niż 7 dni przed terminem wyjazdu.
5. Jeśli konieczne jest bardzo wczesne dokonanie opłaty konferencyjnej, albo wykupienie biletu (np. ze względów ekonomicznych), gdy jednocześnie nie wszystkie parametry wyjazdu są znane, możliwe jest składanie dokumentów wyjazdowych w dwóch etapach: najpierw kwestionariusza wstępnego, popartego odpowiednimi informacjami nt. konferencji, a następnie, w odpowiednim czasie, kwestionariusza właściwego i (uniwersyteckiego) wniosku wyjazdowego.
6. Przedpłaty przelewem lub opłaty dokonywane wydziałową kartą kredytową należy rozliczać w SOB na podstawie faktury, niezwłocznie po powrocie.
7. WYKORZYSTANIE SAMOCHODU PRYWATNEGO jako środka lokomocji możliwe jest jedynie za pisemną zgodą dziekana ds. finansowych. Odpowiednia prośba z uzasadnieniem i umowa (dotycząca użycia pojazdu w podróży służbowej) dołączane są do dokumentacji wyjazdu składanej w SOB. Niezbędne są także badania lekarskie (ws. badań należy kierować się do Dziekanatu d/s pracowniczych).
8. PRZELEW DEWIZOWY. W przypadku konieczności przelewu dewizowego (np. opłaty konferencyjnej), SOB przygotowuje dla kwestury UW pismo zlecające wykonanie przelewu dołączając dostarczony przez wyjeżdżającego opisany formularz rejestracyjny podpisany przez dysponenta środków i/lub inne stosowne dokumenty pozwalające uzasadnić termin i kwotę przelewu.
9. PŁATNOŚĆ KARTĄ. Gdy nie ma możliwości wniesienia opłaty przelewem, albo rejestracja związana jest z jednoczesnym opłaceniem udziału w konferencji za pomocą karty kredytowej, informację o tym wyjeżdżający umieszcza w kwestionariuszu wyjazdowym, a po złożeniu kompletu dokumentów w SOB przygotowuje pismo do Kwestury z prośbą o dokonanie płatności. Kwestura UW dokonuje w ten sposób tylko "tradycyjnych" płatności. Płatność on-line w uzasadnionych przypadkach może być wykonana przy użyciu karty płatniczej dziekana MIM. Za zgodą dziekana ds. finansowych płatność może być wykonana własną kartą płatniczą.

III. ROZLICZENIA WYJAZDÓW (nie później niż 14 dni po powrocie)

IV. ORGANIZACJA KONFERENCJI

1. Aby zorganizować konferencję należy mieć zarezerwowaną odpowiednią ilość środków, co najmniej 14 dni przed planowanym wydarzeniem.
2. Należy przygotować  preliminarz kosztów konferencji , biorąc pod uwagę wszystkie możliwe wydatki i złożyć do w SOB.
3. Jeśli konferencja odbywa się na Wydziale, należy zarezerwować wybraną salę przez SRS oraz dołączyć formularz wynajmu sal.
4. Jeżeli koszt cateringu przekracza 1000 zł należy zebrać trzy oferty (vide procedura zakupowa ).
5. Możliwe jest zamówienie materiałów promocyjnych UW .

Uwaga: Wszelkie faktury powinny być wystawione na Uniwersytet Warszawski, ul. Krakowskie Przedmieście 26/28, 00-927 Warszawa, NIP 525-001-12-66 i dostarczone do SOB niezwłocznie po ich otrzymaniu.

V. HONORARIA I UMOWY PŁACONE Z GRANTÓW

1. Wszelkie umowy (np. o przeniesienie praw autorskich, o dzieło, zlecenia) i towarzyszące im rachunki, związane z realizacją grantów, składane są w SOB. Na prośbę kierownika grantu, umowa i rachunek mogą być przygotowane przez SOB.
2. Wykonanie umowy potwierdzane jest przez kierownika grantu przez złożenie podpisu w odpowiednim miejscu na rachunku, chyba, że rachunek wystawia sam kierownik. W ostatnim przypadku kierownik dołącza do umowy wykonaną pracę (zwykle w postaci artykułu naukowego), w celu weryfikacji wykonania umowy (podpis na druku) przez prodziekana ds. badań naukowych i współpracy międzynarodowej (lub innego prodziekana wskazanego przez dziekana).
3. SOB przekazuje komplet dokumentów do SF.
4. Umowy płatne z grantów mogą być składane do realizacji nie później niż na miesiąc przed datą zakończenia grantu.

Uwaga: Umowy należy dostarczać do SOB na bieżąco przez cały rok, nie później niż do końca listopada danego roku.

VI. RAPORTY ROCZNE I KOŃCOWE Z GRANTÓW

SOB przypomina kierownikom grantów o terminach składania sprawozdań rocznych i końcowych. Za złożenie raportu odpowiedzialny jest kierownik grantu (projektu).

1. SOB przekazuje do SF wykaz kosztów związanych z realizacją grantu w danym okresie rozliczeniowym.
2. SF przekazuje do SOB zatwierdzony wykaz wydatków w grancie w danym okresie rozliczeniowym do akceptacji kierownika grantu, które po podpisaniu przez kierownika grantu (z ewentualnymi uwagami o braku jakichś wydatków lub wydatkach "obcych") SOB przekazuje z powrotem do SF.
3. Na podstawie wykazu wydatków otrzymanego od SOB kierownik projektu przygotowuje raport roczny/końcowy z grantu. Kierownik przekazuje do SOB podpisany przez siebie wydruk raportu w 2 (raport roczny) lub 4 (raport końcowy) egzemplarzach.
4. Następnie SOB przesyła wydruki raportu do SF, kolejno do Kwestury i do NCN. Kierownik projektu przesyła do NCN elektroniczną wersję raportu za pośrednictwem systemu OSF po otrzymaniu od SOB informacji, że raport został podpisany przez Rektora.

W SYTUACJACH SZCZEGÓLNYCH, NIE OBJĘTYCH POWYŻSZYMI PROCEDURAMI, DECYZJĘ PODEJMUJE DZIEKAN LUB WŁAŚCIWY PRODZIEKAN.