Po zakwalifikowaniu do programu uczelnia partnerska jest powiadamiana o tym, którzy studenci zostali zakwalifikowani na studia częściowe. Obowiązek przesłania do uczelni wymaganych przez nią dokumentów w wyznaczonym terminie spoczywa na studencie. Dlatego, po zakwalifikowaniu się należy bezzwłocznie sprawdzić na stronach internetowych uczelni, jakie należy przedstawić dokumenty by zarejestrować się jako student Erasmus i w jakim terminie. Lista dokumentów jest różna, ale zawsze zawiera wyciąg ocen (otrzymuje się go w Sekcji Studenckiej) oraz Learning Agreement (LA) i może zawierać dokument potwierdzający znajomość języka na wymaganym poziomie. Studentom, którzy wybierają się na studia w semestrze zimowym radzę aplikować od razu po otrzymaniu wiadomości o zakwalifikowaniu się do programu – zwiększa to szansę na otrzymanie dobrego miejsca w akademiku.
Porozumienie o programie zajęć - Learning Agreement
Ważne jest, aby pamiętać, że przedmioty z wymiany muszą zostać uznane na tym stopniu studiów, na którym odbywa się wymiana i muszą pojawić się na suplemencie do dyplomu tego stopnia studiów. Z tego względu studentom kończącym licencjat zaleca się wyjazdy w semestrze zimowym, gdyż obrona będzie możliwa dopiero po rozliczeniu wyjazdu.
Po powrocie do kraju należy przesłać do koordynatora mobilności Wykaz Uzyskanych Ocen (Transcript of Records). Jest on podstawą do zaliczenia roku na MIM. Student przedstawia koordynatorowi Erasmus swój wykaz ocen lub przesyła mailem jego skan. Koordynator wpisuje przeliczone oceny do systemu Usosweb. Po zaakceptowaniu w USOS ocen przez koordynatora, student składa podanie o uznanie przedmiotów obcych i umawia się na rozmowę z kierownikiem studiów. Należy także skontaktować się z BWZ i dopełnić pozostałych formalności